+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как работнику ознакомиться с личным делом

Большинство предпринимателей считают личные дела обязательным компонентом кадровой документации. Однако закон говорит о том, что это верно только в отношении государственных служащих. Личные дела таких сотрудников призваны отражать весь их послужной список, чтобы можно было ясно увидеть, как именно изменялись их персональные данные. На новом месте работы легче будет сложить впечатление о новом лице, а также получить дополнительную информацию об источниках дохода, связях, круге профессионального общения, а также другую информацию, облегчающую контроль.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Ознакомление с личным делом сотрудника

Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям Для физических лиц Для юридического лица Подписка на эл.

Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня г. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта г. Согласно п. Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией управляющей компанией.

Как правило, в первую очередь личные дела заводятся [2] :. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме переводе на соответствующую должность. Формирование последующее ведение и оформление личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема перевода работника на руководящую должность, должность, для которой в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность, либо иную должность, если это предписано инструкцией о порядке обращения с личными делами работников.

В соответствии с Методическими рекомендациями Мосгорархива и Методическими рекомендациями ВНИИДАД ФАС РФ в личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе:. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола в отдельную папку.

Пример оформления лицевой стороны обложки личного дела приведен в приложении 1. Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника присвоении ему почетных званий и т.

Кроме того, в личное дело помещаются но при этом не подшиваются в него справки, заверенные фотографии сотрудника и т. При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании.

Ведение личного дела предусматривает:. Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов заверенных копий документов. Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником.

Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений [8]. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом. Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле штампов установленных образцов.

Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности [9]. Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи [10]. Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.

Как правило, это делается в письменной форме в форме заявления с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. Хранение и учет личных дел организуются с целью быстрого и безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября г. Личные дела хранятся в кадровой службе в приспособленном для этой цели помещении отдельно от других дел.

Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив. Условия хранения должны обеспечивать надежную сохранность личных дел и помещенных в них документов сведений от хищения разглашения.

С этой целью личные дела следует хранить в сейфах шкафах , располагая их на полках в вертикальном положении, корешками наружу. На внутренней стороне дверцы сейфа шкафа могут помещаться сводные описи хранящихся в них личных дел. Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:.

Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы.

Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица лица, ответственного за обращение с личными делами. Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.

В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:. При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов для замены устаревших. Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.

Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале карточке , примерная форма которого приведена в приложении 3. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску. Выдача личных дел отдельных документов в составе личного дела во временное пользование другим организациям предприятиям, учреждениям производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса.

О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом документом представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела документа в место хранения.

При временном изъятии документа на его место между листами соседних документов вкладывается справка-заместитель карта-заместитель с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование. В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно не позднее I квартала года, следующего за отчетным производится проверка их наличия и состояния.

Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения председателем проверочной комиссии представляется руководителю организации. Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:.

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче.

Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел. Ведение личных дел работников должно осуществляться по строгим правилам, изложенным в этой статье, даже теми работодателями, для которых эта работа не является обязательной. При этом кадровику важно помнить:. Все проекты издательства. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов.

Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Уведомить персонал о праве выбрать электронную трудовую книжку можно до 31 октября. Минтруд разъяснил, как оплатить 24 июня и нужно ли продлевать из-за него отпуск. Работник больше года не обжаловал увольнение - Верховный Суд РФ восстановил срок подачи иска.

Чтобы скачать шаблон документа, пожалуйста, зарегистрируйтесь. Регистрация на сайте бесплатна. А еще в подарок за регистрацию мы дарим Вам локальный нормативный акт о планировании внеурочной деятельности.

Автор: Данилова В. Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации в том числе коммерческие ее применяют. Как формировать личные дела работников?

Работник хочет ознакомится с личным делом, имеет ли он право?

Авторизуйтесь или зарегистрируйтесь , чтобы оставить комментарий. Авторитетные эксперты постоянно публикуют актуальные материалы по темам: бухгалтерский учет, налогообложение, НДС, НДФЛ, страховые взносы, кадровое делопроизвоство, начисление отпускных и больничных, компенсации за неиспользованный отпуск, тарифная сетка, прием и увольнение работников, регистрация юридических лиц и их ликвидация, упрощенка УСН , вмененка ЕНВД , заработная плата и сотням других. Детально рассматриваются вопросы налоговой отчетности, как для организаций и предпринимателей на общей системе налогообложения, так и для применяющих специальные режимы налогообложения. На портале можно скачать многочисленные документы: кодексы и законы РФ, письма и приказы минфина, письма и приказы минэкономразвития, постановления Правительства РФ, касающиеся предпринимательской деятельности, бухгалтерского учета и налогообложения. Сайт www.

Лист ознакомления с личным делом

Как правило, почти все работодатели ведут у себя личные дела трудящихся, которые содержат их личные документы. Обязательно ли проводить процедуру ознакомления работников с личным делом под роспись? Личное дело состоит из различных документов, касающихся непосредственно конкретного человека. Формирование этого комплекта документов в обязательном порядке нужно только для государственных юридических лиц, остальные работодатели ведут их на свое усмотрение, а соответственно и сами определяют перечень документов, которые будут в них включены. Нужно ли знакомить человека с данными, которые содержатся в его личном деле?

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Организация и проведение общих собраний в СНТ с 2019 года.
Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений.

Доступ к личным делам должны иметь только уполномоченные должностные лица и их непосредственные руководители. При значительном количестве личных дел они учитываются в специальном журнале или реестре. Систематизация личных дел производится одним из следующих способов:. В целях сокращения общего количества учетных единиц допускается хранение личных дел в составе так называемых нарядов — алфавитных групп хранения. Каждому личному делу, включенному в наряд, предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством сотрудника. Личные дела в составе наряда также группируются в алфавитном порядке. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом документом представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела документа в место хранения. При временном изъятии документа на его место между листами соседних документов вкладывается справка-заместитель карта-заместитель с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

Как ознакомиться с личным делом в отделе кадров

Издание Подписаться на журнал Форум для специалистов по кадрам Авторам Рекламодателям Для физических лиц Для юридического лица Подписка на эл. Рубрики Новое в законодательстве Практика применения трудового законодательства Кадровое делопроизводство Трудовая книжка Трудовые споры Охрана труда Оплата труда Рабочее время Социальное обеспечение Пенсионное обеспечение Бухгалтерия и кадры Надзор и контроль Архивное дело Зарубежный опыт Кадровый менеджмент Рекрутинг Банк документов Мотивация труда. Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы.

Уважаемые коллеги! На данный вопрос пока нет экспертного ответа. Вы работаете специалистом по охране труда?

Ответ: На практике основная часть персональных данных работника хранится в его личном деле у работодателя. В соответствии с Законом N ФЗ работник как субъект персональных данных обладает определенными правами на защиту своих персональных данных, имеющихся у работодателя. Статья 89 ТК РФ конкретизирует такие права работника. В частности, работник имеет право на полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных и свободный бесплатный доступ к своим данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. На основании п. Статья 20 Закона N ФЗ обязывает работодателя как оператора персональных данных при обращении либо при получении запроса работника сообщить ему его персональные данные, а также предоставить возможность ознакомления с ними при обращении субъекта персональных данных либо в течение десяти рабочих дней с даты получения запроса. Исходя из законодательных актов работник имеет право в любое время ознакомиться со своим личным делом, а работодатель не вправе ему отказать в этом, за исключением случаев, если:. В этих случаях отказ в предоставлении информации должен быть мотивирован и выдан работнику в письменном виде в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня обращения или даты получения запроса ст. Вход Регистрация Забыли пароль?

Таким образом, работник в любое время по желанию имеет право ознакомиться со всеми документами из своего личного дела.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ЛИЧНЫМИ ДЕЛАМИ РАБОТНИКОВ

.

Какие документы хранятся в личном деле сотрудника

.

Условия ознакомления с личным делом

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев. Будь первым!

© 2018-2021 read-quran.ru